חוקה ותקנון מאל”י

א. חוקה

1. שם: מאל”י – ארגון משתמשי תוכנות אקס ליבריס בישראל , MELI – Ex Libris Users Group Israel

2. מטרות מאל”י

   1. לייצג את קהיליית המשתמשים.ות בישראל במשא ומתן ישיר עם חברת אקס ליבריס וארגוני משתמשים אחרים.

   2. לתאם בין ספריות המשתמשי.ות במוצרים של חברת אקס ליבריס, לתאם את פיתוחי המוצרים לשוק הישראלי ולקבוע סדרי עדיפויות ביניהן באמצעות:

      א. קבוצות העבודה
      ב. רשימות תפוצה של מאל”י ושל קבוצות העבודה
      ג. אתר אינטרנט

3. חברות

   1. החברות במאל”י תוגבל למוסדות הממלאים את הדרישות המוצגות בתקנות.

4. בעלי.ות תפקיד

   1. בעלי.ות התפקידים באירגון זה יהיו חברי.ות ועדת ההיגוי.

5. ועדת ההיגוי

   1. תנאי החברות בועדת ההיגוי מפורטים בתקנות.

   2. ועדת ההיגוי
      2.1.  תהיה אחראית לאירגון האסיפה השנתית.
      2.2.  תפקח על ענייני מאל”י במרווחי הזמן שבין האסיפות.
      2.3.  תפקח על ענייני מאל”י בפגישות רשמיות של הארגון.
      2.4.  אחראית להגשת הצעה לתקציב שנתי לאישורם של חברי הארגון.
      2.5.  אחראית להגשת דו”ח המפרט את הפעולות הכספיות של הארגון בשנה שחלפה.
      2.6.  מאשרת את כל ההתבטאויות הרשמיות של מאל”י.

   3. מוסד-חבר במאל”י יכול להיות מיוצג על ידי נציג.ה אחד.ת בלבד בועדת ההיגוי, בכל זמן שהוא. מוסד חבר במאל”י יכול להיות מיוצג על ידי נציג.ה אחד.ת בלבד בועדת ההיגוי.

      הבהרה: מוסד-חבר במאל”י, עשוי לכלול מספר גופים משלמים, אך יכול להיות מיוצג על ידי נציג.ה אחד.ת בלבד בועדת ההיגוי, בכל זמן שהוא.

6. אסיפות

   1. פגישות מאל”י יתקיימו אחת לשנה קלנדרית, לפחות.

   2. פגישות ועדת ההיגוי יקבעו על-ידי היו”ר בתיאום עם שאר חברי הועדה.

7. הקשר ל – IGeLU (בעבר ICAU)

   1. מאל”י תקיים נוכחות ב-IGeLU באמצעות השתתפות קבועה באסיפות השנתיות של IGeLU, באמצעות נציג.ה אחד.ת או יותר, אשר יבחרו מתוך ועדת ההיגוי או ייועדו לכך על- ידי ועדת ההיגוי.

   2. תפקידי הנציגים.ות :
      2.1  לדווח ב-IGeLU על פעילות מאל”י בארץ.
      2.2  לדווח לחברי.ות מאל”י על פגישת IGeLU והנלמד בה.
      2.3  ליצג בהצבעות IGeLU את שאר החברים.ות באמצעות ייפוי כוח.
      2.4  לשמש כדובר מאל”י.
      2.5  לקיים קשרי גומלין עם קבוצות לאומיות בנושאי פיתוח, במסגרת אירגון INUG של IGeLU.

8. תיקונים

   1. תיקונים לחוקה ולתקנות יוצעו בכתב וניתן יהיה להציגם אם על ידי ועדת ההיגוי, או באמצעות כל חבר.ה במאל”י.

   2. הודעה על תיקון מוצע תפורסם במקום המיועד לכך רשמית, לפחות 30 יום לפני הצגת ההצעה לפני החברים לשם אישורה.

   3. החוקה ו/או התקנות ניתנים לתיקון באחת משתי דרכים:
      3.1. על ידי הצבעה באסיפה שנתית של מאל”י שבה מקבלת ההצעה לתיקון רוב של 2/3 מן הנציגים.ות הרשמיים.ות הנוכחים.ות.
      3.2. הצבעה המבוצעת בדואר רגיל או דואר אלקטרוני, בהתאם לדרישת ועדת ההיגוי, שבה מקבלת ההצעה לתיקון רוב של 2/3 של הנציגים.ות הרשמיים.ות שהצביעו.

ב. תקנות

1. חברות

   1. החברות פתוחה בפני כל מוסד בישראל (מוסדות חברים יכולים לכלול מספר ספריות משלמות) אשר:
      1.1. חתם על חוזה עם חברת  אקס ליבריס לשם רכישת תוכנה.
      1.2. הסכים לחוקים ולתקנות של מאל”י.
      1.3. שילם במלואם את דמי החבר השנתיים.

   2. ועדת ההיגוי עשויה לשקול בקשות לחברות מגופים שמחוץ לישראל, ולפעול בהתאם לכך.

   3. אין חברות של “יחיד.ה” או “אישית”.

   4. חברות נקבעת לשנה קלנדרית ינואר – דצמבר.

   5. מוסד חבר אשר לא שלם דמי חבר במשך 3 חדשים אחרי תום תקופת החברות – חברותו מתבטלת. חברות שבוטלה תחודש כאשר החבר ישלם את מלוא חובו לשנה השוטפת.

   6. חברות בארגון מקנה זכות הצבעה אחת בכל ענין הדורש הצבעה. כולל:
      6.1. בחירת ועדת ההיגוי ויו”ר הארגון
      6.2. שינויים בחוקה ותקנות מאל”י
      6.3. עדכונים של דמי החבר
      6.4. הצבעות על בקשות הפתוח.

   7. דמי החבר ייקבעו על ידי ועדת ההיגוי.

   8. על מוסדות מרובי ספריות לשלם דמי חברות בנפרד עבור כל ספרייה המעוניינת להשתתף בפעילויות מאל”י ויהיו זכאיים להנחה של 10% בדמי החברות מהספרייה השנייה ואילך.

   9. מעמד של צופה: משתמשי תוכנות אקס ליבריס מספריות הנמצאות במו”מ עם היצרנית, משתמשי תוכנות אקס ליבריס אחרים, מפיצים ועובדי חברת אקס ליבריס זכאים להשתתף באסיפות מאל”י ופעילויות אחרות כצופים שאינם בעלי זכות הצבעה, באישור ועדת ההיגוי.

   10. מעמד אורח: גופים מעונינים אחרים יוזמנו להשתתף בפגישות מאל”י או פרויקטים שבאחריותה ובאישור ועדת ההיגוי.

2. זכות הצבעהלכל מוסד במאל”י תהיה זכות הצבעה אחת גם אם הוא כולל מספר ספריות המשלמות דמי חבר.

3. לוח שנה

   • תקציב מאל”י והחברות בו יהיו מה- 1 בינואר ועד ה- 31 בדצמבר (כולל).

4. מועמדות ובחירה של ועדת ההיגוי

   1. כל המועמדים.ות לועדת ההיגוי יהיו נציגים.ות של מוסדות חברים במאל”י.

   2. ועדת ההיגוי תפרסם הזמנה להצעת מועמדים.ות 60 יום לפני האסיפה השנתית של מאל”י.

   3. הצעת מועמדות תוגש בכתב לועדת ההיגוי לפחות 30 יום לפני האסיפה השנתית של מאל”י.

   4. הצעת מועמדות חייבת להיות מאושרת רשמית בכתב מן המוסד המיוצג.

   5. ועדת ההיגוי תציג את המועמדים.ות לחברים.ות בכתב באמצעות דואר רגיל או דואר אלקטרוני לא יאוחר מ-14 יום לפני האסיפה השנתית של מאל”י.

   6. מועמדויות בכתב המוכרזות בעת האסיפה השנתית מותרות.

   7. בחירות יתקיימו בכל אסיפה שנתית ותוצאותיהן יאושרו באותה אסיפה.

   8. מועמדים.ות שנבחרו יכנסו לתפקידם עם סגירת האסיפה השנתית שבה אושרה בחירתם.

      הרכב ועדת ההיגוי, תנאים ותפקידים

      1. ועדת ההיגוי תכלול 7 חברים.ות שייבחרו על ידי נציגי.ות המוסדות החברים במאל”י.

      2. חברי.ות ועדת ההיגוי ייבחרו לתקופה של שנתיים או שלוש (כדי ליצור איזון בחילופי הנציגים.ות בועדה).
      3. חברי.ות ועדת ההיגוי יבחרו:

         3.1. יו”ר

         יו”ר ועדת ההיגוי י.תכהן לתקופה של שנתיים (בנוסף לתקופה של שנתיים או שלוש שנים שבהן כיהן.ה כחבר.ה בועדת ההיגוי), עם אופציה להארכה לשנה נוספת – כך שתקופת כהונתו.ה לא תעלה על חמש שנים.

         3.2. גזבר.ית

         3.3. אחראי.ת לאתר הארגון

         3.4. אחראי.ת לכנס השנתי

      4. תפקיד בועדת ההיגוי הוא לשנתיים.

         4.1. חבר.ת ועדת ההיגוי המבקש.ת להאריך את כהונתו.ה בתקופת כהונה אחת (מקסימום) נוספת, יעביר/תעביר את הסכמת אישור המוסד אליו הוא/היא משויך.ת ליו”ר מאל”י עד 30 יום לפני מועד סיום כהונתו.ה

         4.2. במקרה של מוות, נכות, התפטרות או פיטורין מצד המעסיק של חבר בועדת ההיגוי, תוך 60 יום, תמנה ועדת ההיגוי ממלא.ת מקום עד לתום התקופה.

         4.3.  על יושב.ת ראש ועדת היגוי להעביר חפיפה מסודרת למחליף.ה.

      5. יו”ר ועדת ההיגוי יתפקד/תתפקד כמנהל.ת כללי של מאל”י: ירכז/תרכז את עבודות הועדה, ימי ההדרכה וכינוסים; ייצג/תייצג את הארגון מול גורמים חיצוניים, כולל ארגוני משתמשים אחרים

      6. בכפיפות להסכמה של רוב פשוט של הנציגים הבוחרים בועדת ההיגוי, היו”ר ימנה/תמנה את כל הועדות בהתאם לנדרש.

      7. ועדת ההיגוי תקיים מסמכים של ההליכים שלה ותדווח על פעולותיה באסיפה השנתית של מאל”י.

      8. ועדת ההיגוי תקיים רישום של כל החברים, בהווה ובעבר ותפקידיהם.

      9. ועדת ההיגוי תדאג להקמת קבוצות עבודה נוספות לטיפול בבקשות פיתוח ותיקון תקלות של מוצרים נוספים של חברת אקס ליבריס, בהתאם לצורך

      10. רצוי שלא יותר משלושה חברי הועדה יסיימו תפקידם בו זמנית

5. קבוצות עבודה

   1. כל קבוצות העבודה יורכבו מנציגים.ות של מוסדות חברים וצופים בעלי מעמד מוכר במאל”י, שימונו לתקופה קצובה על ידי יו”ר ועדת ההיגוי ויקבלו את הסכמת גוף זה.
   2. הקבוצות יקיימו פגישה פיזית או וירטואלית לפחות פעמיים בשנה
   3. חבר.ת קבוצה יכהן/תכהן בתפקידו.ה עד שממלא.ת מקומו יכנס/תכנס לתפקיד או עד שהועדה תפוזר.
   4. חברי הקבוצה שאינם פעילים במשך שנה יתבקשו למצוא מחליף.ה
   5. נציג.ה אחד.ת לא יוכל/תוכל לכהן כיו”ר של שתי קבוצות או יותר במסגרת מאל”י.
   6. תקופת כהונתו.ה של יושב.ת ראש קבוצה היא חמש שנים, עם אפשרות להארכה, אם כל חברי הקבוצה מסכימים לכך
   7. על יושב.ת ראש קבוצת עבודה להעביר חפיפה מסודרת למחליף.ה
   8. הקבוצות יקיימו רישום של כל הליכיהן וידווחו על פעילויותיהן באסיפה השנתית, ובהזדמנויות אחרות בהתאם להוראה מועדת ההיגוי.
   9. במקרה של התפטרות או פיטורין מצד המעסיק של חבר.ה בקבוצת העבודה, נכות או מוות, תמנה ועדת ההיגוי ממלא.ת מקום תוך 60 יום, עד לתום התקופה.
6.  נציגות מאל”י ב- IGeLU

   1. יו”ר הארגון ישמש/תשמש כנציג.ה באסיפה השנתית של IGeLU.

   2. מאל”י יממן את השתתפות הנציג.ה באסיפה השנתית של IGeLU.

   3. תפקידי נציג.ה זה/זו הם בהתאם למפורט בחוקה, סעיף IV.

   4. יו”ר מאל”י רשאי.ת להמליץ על מימון השתתפותו.ה של נציג.ה אחד.ת נוסף.ת מבין יושבי ראש קבוצות העבודה או חברי ועדת ההיגוי באסיפה השנתית של IGeLU אם תקציב הארגון מאפשר זאת וכפוף לאישור ועדת ההיגוי.

7. פרסומים/אתר אינטרנט

   1. כל מסמכי מאל”י שאופיים ציבורי, בהתאם להחלטת ועדת ההיגוי, יהיו נגישים, בצורתם העדכנית ביותר על אתר מאל”י.
      1.1. הפצה של מסמכים, קניינה של מאל”י, לקהיליית החברים תהיה באחריות ועדת ההיגוי.
      1.2. גישה לקריאה בלבד תהיה פתוחה לכל, ללא קשר לחברות במאל”י, למעט אותם מסמכים אשר ועדת ההיגוי החליטה שלצורך בטיחות אין לפרסמם.

8. מחויבויות

   1. מאל”י לא תהיה קשורה או מחויבת לכל התחייבות, פעולה או הצהרה, על ידי חבר.ה יחיד.ה, בעל.ת תפקיד, ועדה או קבוצה אחרת אלא אם מחויבות כזו מאושרת מראש בכתב על ידי ועדת ההיגוי.

   2. התחייבות, פעולה או הצהרה המאושרות ברוב פשוט של נציגי.ות החברים הרשמיים המצביעים באסיפה פתוחה בכל פגישה של מאל”י, לא תהיה כפופה לדרישה (הרשומה בסעיף VIII/1) של אישור מוקדם על ידי ועדת ההיגוי.

   3. ההסכמה הכתובה של הגזבר תדרש באותם מקרים של מחויבויות הכרוכות בפועל או בכוח בהוצאות כספיות של מאל”י.