Skip to content

מסגרת לפעילות קבוצות העבודה של מאל”י (נספח לחוקת מאל”י)

    קבוצת עבודה פועלת בהתנדבות במטרה לקדם את צרכי הקהילה הישראלית בהקשר של מוצר או תחום מסוים בפיתוח חברת אקס ליבריס. הקבוצה מוקמת באמצעות קול קורא שמופץ לכלל קהילת מאל”י, וכל מוסד ישראלי החבר במאל”י מוזמן להציע נציג.ה מטעמו להשתתפות פעילה בקבוצה, באישור הממונה. הקבוצה בוחרת מוביל.ה לקבוצה וביחד יהוו את גרעין הקבוצה.

    מטרת קבוצת עבודה היא לקדם נושאים המעסיקים את הקהילה הישראלית במוצר או בתחום מסוים. עליה לקיים בדיקות מקצועיות עמוקות בהיבטים שונים, להכיר היטב את המוצר או התחום המדובר ולייצג נאמנה את רצונות הקהילה הישראלית מול נציגות מקצועית מחברת אקס ליבריס ומול הנהלת אקס ליבריס. הקבוצה עומדת בקשר הדוק עם מנהלי ומנהלות המוצרים הרלוונטיים באקס ליבריס.

    מאל”י מכירה בקבוצת עבודה כגוף ידע מקצועי מטעמה. גורמים שונים במאל”י וקבוצות עבודה אחרות מעבירות לקבוצה באופן שוטף מידע הקשור לתחומי פעילותה. באחריות מוביל.ת הקבוצה להעביר מידע ועדכונים לוועדת ההיגוי ולקבוצות האחרות. הקבוצה מייצגת את הקהילה הישראלית בתחום פעילותה בכנסים, בתהליך ההצבעה על פיתוחים שנתיים ובקבוצות מיקוד שונות של ארגון IGeLU. קבוצת העבודה מייעצת לוועדת ההיגוי בתכנון הכנס השנתי וכנסים נוספים במהלך השנה הקשורים לתחומי פעילותה.

    כשאין עוד צורך בפעילות קבוצת העבודה והיא מסיימת את פעילותה, לאחר דיון בקבוצת העבודה ובשיתוף עם ועדת ההיגוי, יו”ר מאל”י מודיעה על כך ברשימות התפוצה ובכנס השנתי.

    פורום מובילות ומובילי קבוצות העבודה

    כדי לאפשר שיתוף פעולה בין-מוצרי ובין-תחומי, מובילות ומובילי קבוצות העבודה נפגשים באופן קבוע לצורך שיתוף בידע ובעדכונים שוטפים, ולצורך התייעצות וקבלת החלטות משותפת.

    קבוצות עניין/משימה

    בדומה לקיומן של Community of Practice ב-IGeLU, פורום המובילים והמובילות של קבוצות העבודה מקים במידת הצורך קבוצות ייעודיות למילוי משימות רב-תחומיות, בין-מוצריות או לטיפול במודול ספציפי במוצר. קבוצות אלו פועלות לתקופת זמן מוגבלת או לצמיתות, לפי המנדט שמתקבל מהפורום ולפי התוצר המבוקש. פעילותן מתועדת, ומידע על אודותיהן מופיע באתר האינטרנט של מאל”י, כפי שמופיע עבור קבוצות עבודה.

    תפקוד קבוצת העבודה

    קבוצת עבודה פועלת כגוף פעיל באופן קבוע, עם חלוקת אחריות משותפת. יש חשיבות לשיתוף מידע רלוונטי עם הקבוצה כדי להבטיח התעדכנות מתמדת ותרומה יעילה. לפיכך מצופה מחברות וחברי הקבוצה:

    • להעלות רעיונות, ליזום מהלכים ולהציף בעיות
    • להשתתף באופן פעיל בפגישות הקבוצה ולהעלות מראש נושאים לדיון
    • במידת הצורך להוביל צוות לבדיקה או לטיפול בנושא מסוים או להצטרף לצוות כזה
    • לקחת חלק בפעילויות שמקיימת הקבוצה בקהילת מאל”י ומול אקס ליבריס
      במידת הצורך, לסייע למוביל.ת הקבוצה באמצעות השתתפות במפגשים של קבוצות עבודה אחרות או בנשיאת תפקידים שונים
    • להתחייב לחברות של שנתיים לפחות בקבוצת העבודה, היות שיש לצבור ניסיון בעבודה במאל”י ולאפשר רציפות בעבודה בקבוצה

    פגישות הקבוצה מתקיימות (פיזית או וירטואלית) לפחות פעמיים בשנה. היעדרויות רצופות ללא תיאום וחוסר השתתפות בשאר פעילויות הקבוצה יביאו להפסקת החברות בקבוצה.

    קדנציה של מוביל.ת הקבוצה היא שנתיים וניתנת להארכה לקדנציות נוספות בהסכמת הקבוצה ובתנאי שאין התנגדות של חברות.י הקבוצה. במידת הצורך ניתן לבחור שני מובילים.ות לקבוצה, אך לא ניתן להוביל יותר מקבוצה אחת במקביל. שינויים יעשו בתיאום עם ועדת ההיגוי.

    תפקידי מוביל.ת הקבוצה:

    • פיתוח אסטרטגיית הפעילות של הקבוצה
    • ניהול הקבוצה וייצוגה בפורומים שונים
    • ארגון כללי של פעילות הקבוצה, לרבות ארגון המפגשים וטיפול בענייני מינהל
      קישור ותיאום עם ועדת ההיגוי וקבוצות עבודה אחרות
    • תיאום מול נציגות.ים מטעם אקסליבריס בנושאים רלוונטיים, לרבות הזמנה להשתתף בפגישות הקבוצה
    • תיאום בקשות לפיתוח המבוקשות על ידי הקבוצה בהליך ארצי או בהליך הרשמי של IGeLU
    • יידוע הקהילה על עניינים הקשורים לתחומי פעילות הקבוצה
    • עידוד חברי וחברות הקבוצה להוביל תחום או פרויקט מסוים בהתאם לידע ולניסיון שצברו
    • ריכוז והשתתפות בקבוצות עניין / קבוצות משימה רלוונטיות של מאל”י ובקבוצות מיקוד בין-לאומיות
    • ייצוג הקבוצה וצרכי הקהילה בפגישות עם הנהלת אקס ליבריס
    • הפקת דו”חות שנתיים:
      • דו”ח פעילות שנתית לקהילת מאל”י.
      • דו”ח שנתי ליו”ר מאל”י שמועבר ל-INUG (פורום הקבוצות הלאומיות במסגרת IGeLU).
    • העברת ידע באופן מקיף ומסודר בתהליך ההחלפה של מוביל.ת הקבוצה מול אקסליבריס: מומלץ לתאם מינוי של Point of Contact/Liaison מוצרי או תחומי מצד החברה, כדי ללוות את פעילויות הקבוצה השונות ולקדמן ביעילות.

    הצטרפות לקבוצת עבודה ועזיבתה

    • קבוצת עבודה כוללת עד שני נציגים.ות ממוסד (למשל אוניברסיטה או מכללה) שרכש את המוצר, כדי לאפשר מגוון מקסימלי של מוסדות משתתפים
    • כדי להצטרף לקבוצת עבודה, יש למלא טופס הצטרפות באתר מאל”י
    • כדי לעזוב את קבוצת העבודה, יש להודיע למוביל.ת הקבוצה ולהציע מחליף.ה מאותו מוסד
    • על ראש הקבוצה להודיע ברשימות התפוצה של מאל”י על מקומות שמתפנים לאחר עזיבה או סיום כהונה של חבר.ה

    תקשורת פנים-קבוצתית

    רשימת תפוצה בבעלות IGeLU עבור קבוצת העבודה מאפשרת לה מרחב שיח פתוח וחופשי

    • רשימת התפוצה מתפקדת כמרחב דיון הסגור לקבוצה בלבד עבור דיוניה הפנימיים
    • במידת הצורך, מופצים ברשימה זו כלי עבודה לשימוש הקבוצה: פרוטוקולים והקלטות ממפגשי הקבוצה, מסמכי בדיקות וכדומה.
    • באחריות מוביל.ת הקבוצה לנהל את רשימת התפוצה

    דיווח על פעילות הקבוצה

    קבוצת העבודה משתפת מידע עם קבוצות אחרות ועם כלל קהילת מאל”י באופן שקוף ופתוח ובמעגלים שונים

    • מידע חשוב ורלוונטי לקהילה מועבר מטעם הקבוצה ברשימות התפוצה של מאל”י
    • ועדת ההיגוי רשאית לדרוש דיווח ממוקד בנושא הקשור לפעילות הקבוצה (לוועדה עצמה או לכלל הקהילה).
    • נקודות עיקריות מפגישות הקבוצה מופצות באופן קבוע לוועדת ההיגוי, למובילי.ות קבוצות אחרות ולמאגד המכללות, ומפורסמות באתר מאל”י.
    • האחריות לשיתוף המידע מוטלת על מוביל.ת הקבוצה

    מימון פעילות הקבוצה

    מאל”י מממנת את הוצאות פגישות הקבוצה ופגישות עבודה שבהן מיוצגת הקבוצה, לרבות שימוש באמצעים טכנולוגיים לצורך קיום הפגישות ופגישות העבודה, לפי הכללים הבאים:

    • בתיאום מראש עם גזבר.ית מאל”י, פגישות הקבוצה מלוות בכיבוד או בארוחת בוקר/צהריים קלה
    • בתיאום מראש עם גזבר.ית מאל”י, ניתן החזר כספי על נסיעות בתחבורה ציבורית לפגישות הקבוצה או לפגישות עבודה
    • במקרה של פגישות עבודה, ניתן החזר אש”ל כנגד קבלות בסכום סביר הקשורות ישירות לפגישה
    • במקרים מיוחדים ובתיאום מראש ניתן החזר נסיעה ברכב פרטי וחניה כנגד קבלות
    • למען הסר ספק, לא ניתן החזר כספי עבור השתתפות במפגשי למידה, סמינרים או השתלמויות מטעם קבוצת העבודה, אלא אם מדובר בנושא.ת תפקיד פעיל בארגון המפגש ובהובלתו
    • מוביל.ת הקבוצה ירכז את הבקשות להחזרים ויטפל בנושא מול יו”ר מאל”י

    עודכן: פברואר 2024